Desfase entre cobros y pagos: 7 estrategias para cerrarlo

El desfase entre cobros y pagos aparece en cualquier empresa que vende al exterior y paga en su país: el dinero del cliente llega en divisas y con semanas de demora, y las obligaciones locales tienen fecha fija. Si la caja propia no alcanza para cubrir ese intervalo, la empresa termina pidiendo crédito para pagar sueldos o proveedores mientras espera un cobro que ya ganó.

Las siete estrategias de esta lista atacan el problema desde lugares distintos, del contrato con el cliente a la forma de mover el dinero entre países. Varias no cuestan nada.

Cómo medir el desfase entre cobros y pagos antes de elegir

Para empezar alcanzan dos números: los días promedio de cobro de los clientes del exterior y los días que la empresa tiene para pagar a sus proveedores locales. Cuando el primero supera al segundo, la diferencia sale de la caja propia.

El segundo paso es separar el tipo de desfase. Uno de tiempo se resuelve con plazos o con financiamiento. Uno de valor, cuando el tipo de cambio se mueve entre la venta y el cobro, pide cobertura. Mezclar los dos lleva a contratar un instrumento que resuelve el problema equivocado. Para comparar comisiones, monedas y tiempos de liquidación de quienes procesan cobros en la región, este repaso de proveedores de pagos internacionales es un buen punto de partida.

Siete estrategias para cerrar la brecha

Conviene leerlas pensando en el propio ciclo de cobro.

1. Pedir anticipos o pagos parciales

Un porcentaje por adelantado al confirmar el pedido reduce los días que la empresa financia. Con clientes de historial largo, un descuento por pronto pago puede lograr el mismo efecto sobre los días de cobro.

2. Alinear los plazos con los proveedores locales

Negociar pagos a más días con los proveedores baja la presión sobre la caja, siempre que la relación comercial no se resienta. Lo ideal es que los vencimientos grandes caigan después de las fechas en que suelen entrar los cobros.

3. Pagar en la misma moneda en la que se cobra

Si parte de los costos están en dólares, como una importación de insumos, se pueden pagar con los dólares cobrados sin pasar por el cambio. Bancolombia lo llama cobertura natural y la condiciona a que ingresos y egresos tengan plazos y montos similares.

4. Fijar el tipo de cambio con un forward

El forward es un contrato con una entidad financiera para comprar o vender divisas en una fecha futura a un precio acordado desde el inicio. Permite saber hoy cuánto valdrá en moneda local un cobro que llega dentro de unos meses.

5. Adelantar las facturas de exportación

El financiamiento sobre facturas de exportación entrega dinero antes del vencimiento, con la factura al cliente extranjero como respaldo. El financiador evalúa al comprador, por eso encaja mejor con clientes sólidos que pagan a plazos largos.

6. Definir en el contrato quién paga los gastos de la transferencia

Con la modalidad OUR, quien envía asume todos los costos y el beneficiario recibe el importe completo. Con SHA o BEN, los cargos de bancos intermediarios o del banco receptor se descuentan de lo que llega, y la factura puede no cobrarse entera.

7. Validar cuentas y automatizar los pagos

Un dato mal cargado en una transferencia puede terminar en gastos de devolución y en días perdidos. La validación de cuentas coteja el nombre del beneficiario con la cuenta antes de pagar y detecta inconsistencias en tiempo real.

Errores que agrandan el desfase entre cobros y pagos

• Proyectar con la fecha de vencimiento de cada factura en vez de la fecha real en que suele pagar cada cliente.
• Convertir todo apenas llega, aun cuando hay pagos próximos en la misma divisa.
• Mirar la comisión fija y pasar por alto el margen incluido en el tipo de cambio, que también achica lo que se cobra.

El tercero es el más difícil de ver, porque no figura como una comisión aparte.

Por dónde empezar

Por las estrategias sin costo: renegociar plazos, pactar la modalidad de gastos y ordenar la proyección de caja por moneda. Recién después tiene sentido evaluar instrumentos que se pagan, como el forward o el adelanto de facturas, porque para entonces la empresa ya sabe cuántos días y qué monto necesita cubrir. Ese orden evita pagar por cubrir un riesgo que la propia negociación podía achicar.